Data protection – OPC

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Data protection – OPC

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES (data PROTECTION POLICY)

OFFICE PATRONAL DE COMPENSATION Traitement des données à caractère personnel 

Introduction

Nous, l’ASBL Office Patronal de Compensation de la construction de Verviers et Communauté Germanophone, Avenue du Parc 42, 4650 Chaineux., accordons une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données de, entre autres, nos membres et fournisseurs, notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.

Par cette note d’information de protection des données, nous voulons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel.

Nous vous demandons de lire attentivement cette note d’information de protection des données, puisqu’elle contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.

En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette note d’information de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.

Champ d’application

Cette note d’information de protection des données concerne les services qui sont fournis par l’OPC de Verviers et communauté Germanophone.

Responsables du traitement

Le service OPC de Verviers et le Fonds de sécurité d’existence (FSE) travaillent en étroite collaboration en vertu du contrat de collaboration qui les lie et peuvent, dès lors, chacun pour ce qui concerne ses propres services et activités, être considérées comme responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Dans la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le règlement général de la protection des données à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

Pour toutes informations en rapport avec le traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours nous contacter via info@opcverviers.be

Données à caractère personnel

Selon vos activités et le rapport entretenu avec notre organisation, nous traitons, entre autres, vos données d’identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, GSM, numéro d’affiliation, votre activité professionnelle, votre numéro d’entreprise, vos données d’identifications financière, les données de vos travailleurs.

Nous nous permettons de vous vous signaler que vous portez la responsabilité pour toutes les données que vous nous fournissez et nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.

Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu’il nous sera impossible d’offrir certains services ou avantages aux affiliés si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de certaines données.

Les finalités du traitement et la base juridique

Administration et gestion des membres

L’OPC doit exécuter correctement les missions qui lui sont confiées dans le cadre des dispositions légales et réglementaires applicables. De façon générale, l’OPC doit veiller à assurer la bonne exécution de ses services, à respecter les délais et à assurer une bonne gestion administrative de ses tâches en affectant aux missions de l’OPC un personnel en nombre suffisant qui dispose de la formation et de la qualification requise.

De façon particulière, l’OPC est chargé des missions suivantes :

Enregistrer les certificats médicaux, en garantir le suivi correct et la conservation de manière à ce que la date de réception puisse être fixée de façon incontestable ;

Enregistrer correctement les certificats médicaux dans l’application web qui est mise à disposition par Constructiv et ce, dans  les 5 jours ouvrables à partir du début de l’incapacité;

Exécuter les remboursements aux affiliés dans un délai raisonnable ;

Gérer les dossiers contentieux ;

Informer les affiliés de la procédure complète à suivre pour l’obtention du remboursement du salaire garanti (formalités et délais).

Les bases juridiques sont l’exécution d’un contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime.

La base  légale pour l’utilisation des données des membres de l’OPC est :

Ces textes sont disponibles sur les sites internet suivants :

Moniteur belge : http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl

SPF Emploi, travail et concertation sociale (CP 124) http://www.emploi.belgique.be/searchCAO.aspx?id=4708

Données du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs, de vos collaborateurs, des intérimaires et des sollicitants dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une Politique de protection des données pour travailleurs.

Durée du traitement

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.

Les données des membres et des fournisseurs seront, dans tous les cas, retirées de nos systèmes après un délai de dix ans après la résiliation de l’affiliation, la fin du contrat , sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

Droits

Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :   

Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.

Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.

Droit à l’oubli ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données.  Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données nécessaires à nous pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fourni, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.  Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes.  Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer contre le traitement des données nécessaires à nous pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles sont collectées.

Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique.

Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées.

Vous pourrez exercer les droits précités en adressant un message à [info@opcverviers.be].

Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable. Si vous estimez toutefois que vos droits n’ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de:

Commission de la protection de la vie privée

Rue de la Presse  35, 1000 Bruxelles

Tel. 02 274 48 00

Fax. 02 274 48 35

Courriel : commission@privacycommission.be

Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement vos ses données à caractère personnel.

Transferts des données à des tiers

Dans l’exercice de notre mission certaines données à caractère personnel transmises pas nos membres seront transférées à et peuvent être traitées par une ou plusieurs organisations telles que le fonds de sécurité d’existence ou le secrétariat social.

Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu’aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.

Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d’autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de notre part, si nos activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel devront être transférées en raison d’une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous informer préalablement de cette communication à d’autres parties tierces. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que sous certaines circonstances, cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement faisable, ou que des limitations légales peuvent s’appliquer.

Nous ne vendrons en aucun cas vos données à caractère personnel et nous ne les mettrons pas non plus à disposition de bureaux de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf votre accord préalable.

Mesures techniques et organisationnelles

Nous prendrons prendra les mesures techniques et organisationnelles afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas nous ne pourrons être tenus responsables pour d’éventuels dommages directs ou indirects provoqués par une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

Accès par des tiers

En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons l’accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection équivalant en imposant à ces travailleurs, collaborateurs et préposés, des obligations identiques  à celles décrites dans cette Note d’information de protection des données.

Avez-vous des questions?

S’il vous reste des questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après avoir lu cette note d’information de protection des données, vous pouvez contacter [info@opcverviers.be].